Kurul Koordinasyon Yönetim Sistemi
Senato, yönetim kurulu ve komisyonların gündem hazırlığını, karar metni yazımını, imza-onay sürecini ve karar uygulama takibini dijital ortamda yönetir.
Senato, yönetim kurulu ve komisyon gibi kurumsal kurulların gündem hazırlığından karar metni yazımına, imza ve onay sürecine ve karar uygulama takibine kadar tüm sürecin dijital ortamda koordine edilmesini sağlamaktır. Toplantı öncesi dağınık evrak trafiğini azaltarak kurul üyelerinin gündeme zamanında ve eksiksiz erişimini sağlar.
Gündem madde talepleri, ilgili birimlerden toplanarak gündem taslağının temelini oluşturur.
Kurul üye ve katılım listesi, toplantının kimler tarafından yürütüleceğini belirler.
Karar taslak metinleri, görüşme öncesinde hazırlanarak sisteme yüklenir.
Önceki toplantı kararları, süreklilik ve takip amacıyla referans olarak tutulur.
Toplantı tarihi ve mekân bilgisi, organizasyonun planlanmasında kullanılır.
Ekli rapor ve dayanak belgeleri, kararların gerekçesini destekler.
Onaylı gündem dokümanı, toplantı öncesinde tüm üyelere dağıtılır.
İmzalı ve onaylı karar metinleri, kurulun resmi kararı olarak sisteme kaydedilir.
Karar uygulama durumu kayıtları, alınan kararların ne ölçüde hayata geçtiğini gösterir.
Kurul toplantı arşivi, geçmişe dönük sorgulamalara imkân tanır.
Toplantı tutanağı çıktıları, resmi kayıt niteliğinde üretilir.
Karar dağıtım ve bildirim kayıtları, ilgili birimlere ulaştırma sürecini belgeler.
Karar uygulama takibini gösteren raporlar, alınan kararların gerçekleşme durumunu ortaya koyar.
Gündem madde durumunu gösteren raporlar, hangi konuların hâlâ açık olduğunu gösterir.
Kurul bazlı toplantı sıklığını gösteren raporlar, kurumsal işleyişin ritmini yansıtır.
Karar arama ve geçmiş raporları, önceki kararlara hızlı erişim sağlar.
Üye katılım oranını gösteren raporlar, kurul işleyişinin sağlığını gösterir.
Bekleyen ve tamamlanan kararları ayıran raporlar düzenli olarak üretilir.
Gündem, ilgili birimlerden toplanan maddelerle oluşturulup üyelere dağıtılır.
Karar metinleri yazılıp imza ve onay akışından geçirilerek resmiyet kazanır.
Karar takibi ve uygulama durumu, sistem üzerinden sürekli izlenir.
Kurul arşivi ve arama özelliği, geçmiş kararlara hızlı erişim sağlar.
Toplantı tutanağı şablonları, resmi kayıt sürecini standardize eder.
Karar numarası otomatik olarak üretilerek belge bütünlüğü sağlanır.